Zinnenbank voor klantcommunicatie

Gebruik deze zinnen zoals ze geschreven zijn. Ze zijn bewust kort: een behandeld oppervlak is makkelijk juist te beschrijven en makkelijk verkeerd, en het verschil zit meestal in één bijvoeglijk naamwoord. Alles buiten deze lijst dat schriftelijk bij een klant terechtkomt, vraagt eerst regulatoire goedkeuring.

Algemeen, elke omgeving. “Wij behandelen oppervlakken volgens een vaste cyclus met een afwerende coating.” “Het wordt aangebracht op randen en kozijnen, niet in de lucht.” “Behandelde ruimten worden vrijgegeven zodra de oppervlakken droog zijn.” “Het product is een biocidaal afweermiddel; het veiligheidsinformatieblad is op verzoek beschikbaar.” “Het weert insecten van het behandelde oppervlak in plaats van ze te doden.” “Het is één onderdeel van ons plaagdierbeheersingsprogramma, naast inspectie, monitoring en wering.”

Hotels, tegenover een gast. “Kamers worden in rotatie behandeld als onderdeel van ons housekeepingprogramma.” “De behandeling vindt plaats terwijl de kamer uit verhuur is, en de kamer wordt gelucht voordat die wordt vrijgegeven.” “Wilt u weten wat wij gebruiken, dan kan onze dienstdoende manager u de productinformatie laten zien.”

Zorg en kinderopvang, tegenover familie of ouders. “Kamers worden behandeld terwijl ze leeg zijn, buiten de bezettings- of openingstijden.” “De kamer wordt gedroogd en gelucht voordat die weer wordt gebruikt.” “Wij leggen elke behandeling vast: de kamer, de datum, het product en wie het heeft aangebracht. U kunt de registratie altijd inzien.”

Voedingsomgevingen, tegenover een klant of auditor. “De oppervlaktebehandeling is ingepland binnen ons reinigingsprogramma en wordt afgetekend in het reinigingslogboek.” “Ze wordt aangebracht op bouwkundige oppervlakken en randzones, uit de buurt van levensmiddelen, oppervlakken die met levensmiddelen in contact komen, lokaaspunten en monitoren.” “De registratie zit in het plaagdierdossier, met een verwijzing vanuit het chemicaliëndossier.”

Facilitair en plaagdierbeheersing, tegenover een opdrachtgever. “De behandeling is een preventieve routine die volgens een cyclus op vastgelegde randen wordt aangebracht.” “Ze staat naast monitoring, lokaas en wering; ze vervangt die niet.” “Elk bezoek wordt vastgelegd met de behandelde ruimten en de opgegeven heropeningstijd.”

Schrijf in geen enkele omgeving: dat een kamer, gebouw, voertuig of artikel vrij is van insecten of beschermd is, of dat een resultaat wordt beloofd; dat het product niet-giftig, onschadelijk, veilig voor kinderen of veilig voor huisdieren is; dat het ziekte of infectie voorkomt; dat het iets doodt; een andere werkingsduur dan de vastgestelde claim voor uw markt.

Twee vuistregels. Beschrijf de procedure, niet het resultaat, want de procedure hebt u in de hand. En als een zin een klant eerder geruststelt dan informeert, is het waarschijnlijk de verkeerde zin.