Satzbank für die Kundenkommunikation

Verwenden Sie diese Sätze so, wie sie geschrieben sind. Sie sind absichtlich kurz: Eine behandelte Oberfläche lässt sich leicht richtig und leicht falsch beschreiben, und der Unterschied liegt meist in einem einzigen Adjektiv. Alles außerhalb dieser Liste, was schriftlich an einen Kunden geht, braucht zuerst eine regulatorische Freigabe.

Allgemein, jeder Bereich. „Wir behandeln Oberflächen in regelmäßigem Zyklus mit einer repellierenden Beschichtung.“ „Sie wird auf Kanten und Rahmen aufgetragen, nicht in die Luft.“ „Behandelte Bereiche werden freigegeben, sobald die Oberflächen trocken sind.“ „Das Produkt ist ein Biozid-Repellent; das Sicherheitsdatenblatt ist auf Anfrage erhältlich.“ „Es hält Insekten von der behandelten Oberfläche fern; es ist kein Insektizid.“ „Es ist ein Baustein unseres Schädlingsmanagements, neben Inspektion, Monitoring und Abdichtung.“

Hotellerie, gegenüber einem Gast. „Die Zimmer werden im Rahmen unseres Housekeeping-Programms im Wechsel behandelt.“ „Die Behandlung erfolgt, während das Zimmer gesperrt ist, und das Zimmer wird vor der Freigabe gelüftet.“ „Wenn Sie wissen möchten, was wir verwenden, zeigt Ihnen unser Duty Manager gern die Produktinformationen.“

Pflege und Kinderbetreuung, gegenüber Angehörigen. „Die Räume werden behandelt, wenn sie leer sind, außerhalb der Nutzungszeiten.“ „Der Raum wird getrocknet und gelüftet, bevor er wieder genutzt wird.“ „Wir dokumentieren jede Behandlung: Raum, Datum, Produkt und wer sie durchgeführt hat. Sie können die Dokumentation gern einsehen.“

Lebensmittelbereiche, gegenüber einem Kunden oder Auditor. „Die Oberflächenbehandlung ist in unserem Reinigungsprogramm eingeplant und wird im Reinigungsprotokoll abgezeichnet.“ „Sie wird auf bauliche Oberflächen und Randbereiche aufgetragen, abseits von Lebensmitteln, Lebensmittelkontaktflächen, Köderpunkten und Monitoringpunkten.“ „Die Dokumentation liegt in der Schädlingsbekämpfungsdokumentation, mit Verweis aus dem Chemikalienordner.“

Facility Management und Schädlingsbekämpfung, gegenüber einem Auftraggeber. „Die Behandlung ist eine vorbeugende Routine, die im Zyklus auf erfasste Kanten aufgetragen wird.“ „Sie läuft neben Monitoring, Ködern und Abdichtung; sie ersetzt diese nicht.“ „Jeder Besuch wird mit den behandelten Bereichen und der genannten Freigabezeit dokumentiert.“

Schreiben Sie in keinem Bereich: dass ein Raum, ein Gebäude, ein Fahrzeug oder ein Gegenstand insektenfrei oder geschützt ist oder dass ein Ergebnis versprochen wird; dass das Produkt ungiftig, harmlos, sicher für Kinder oder sicher für Haustiere ist; dass es Krankheiten oder Infektionen verhindert; dass es irgendetwas vernichtet; eine andere Wirkdauer als die freigegebene Aussage für Ihren Markt.

Zwei Faustregeln. Beschreiben Sie das Verfahren, nicht das Ergebnis, denn das Verfahren haben Sie in der Hand. Und wenn ein Satz einen Kunden eher beruhigt, als dass er ihn informiert, ist es wahrscheinlich der falsche Satz.