Setningsbank for kundekommunikasjon

Bruk disse setningene slik de står. De er korte med vilje: en behandlet overflate er lett å beskrive riktig og lett å beskrive feil, og forskjellen er som regel ett adjektiv. Alt utenfor denne listen som skal skriftlig ut til en kunde, må først ha regulatorisk klarering.

Generelt, alle miljøer. «Vi behandler overflater med et frastøtende belegg etter en fast syklus.» «Det påføres kanter og karmer, ikke i luften.» «Behandlede områder frigis når overflatene er tørre.» «Produktet er et frastøtende biocid; sikkerhetsdatabladet er tilgjengelig på forespørsel.» «Det holder insekter borte fra den behandlede overflaten; det tar ikke livet av dem.» «Det er én del av vårt skadedyrprogram, sammen med inspeksjon, overvåking og sikring.»

Hotell, til en gjest. «Rommene behandles etter en rotasjon som en del av husøkonomiprogrammet vårt.» «Behandlingen utføres mens rommet er ute av drift, og rommet luftes før det frigis.» «Ønsker du opplysninger om hva vi bruker, kan vakthavende leder vise deg produktinformasjonen.»

Omsorg og barnehage, til familien. «Rommene behandles mens de står tomme, utenfor åpningstid.» «Rommet tørkes og luftes før det tas i bruk igjen.» «Vi dokumenterer hver behandling: rommet, datoen, produktet og hvem som utførte den. Du er velkommen til å se dokumentasjonen.»

Næringsmiddelmiljøer, til en kunde eller en revisor. «Overflatebehandlingen er lagt inn i renholdsprogrammet vårt og kvitteres ut i renholdsloggen.» «Den påføres bygningsmessige flater og perimetre, borte fra næringsmidler, kontaktflater for næringsmidler, åtepunkter og overvåkingspunkter.» «Dokumentasjonen ligger i skadedyrpermen med kryssreferanse fra kjemikaliepermen.»

Eiendomsdrift og skadedyrkontroll, til en oppdragsgiver. «Behandlingen er en forebyggende rutine som påføres kartlagte kanter etter en syklus.» «Den kommer i tillegg til overvåking, åtestasjoner og sikring; den erstatter dem ikke.» «Hvert besøk dokumenteres med de behandlede områdene og oppgitt tidspunkt for gjenbruk.»

Skriv ikke, i noe miljø: at et rom, et bygg, et kjøretøy eller en artikkel er fritt for insekter, beskyttet, eller at et resultat er lovet; at produktet er uten giftighet, ikke kan skade, eller er uten risiko for barn eller kjæledyr; at det hindrer sykdom eller smitte; at det tar livet av noe; noen varighet utover den klarerte påstanden for ditt marked.

To tommelfingerregler. Beskriv prosedyren, ikke resultatet, fordi det er prosedyren du styrer. Og hvis en setning får kunden til å slappe av i stedet for å forstå, er det sannsynligvis feil setning.